“Scrum no nos sirve, no está funcionando”. Hemos escuchado esto muchas veces. Una de las cosas que no tenemos que perder de vista es que el mismo framework plantea apuntar a la mejora continua, y como parte de este mismo enfoque creo que los análisis de retrospectiva deberían darnos lugar a analizar qué tan bien nos está resultando nuestra interpretación e implementación de Scrum en sí. En este post te quiero compartir una dinámica que preparamos con Fede para poner foco en el proceso Scrum en base a los 8 desperdicios planteados en LEAN.
De dónde surge la dinámica
Esta dinámica surge debido a la charla que estuvo presentando Fede este año en la 6ta edición de TestingUY sobre cómo podemos gestionar mejor nuestros tiempos. A raíz de este tema estuvimos investigando y reflexionando más en profundidad sobre los 8 tipos de desperdicios propuestos en la metodología LEAN.
Estos 8 desperdicios que se han estudiado y que aplican mucho al área de manufactura, también podemos aplicarlos a nuestro trabajo diario, y en particular pensarlo sobre el framework de Scrum.
Introducción a la dinámica
La dinámica que armamos tiene como objetivo descubrir y analizar los desperdicios que estaba teniendo uno de los equipos con los que trabajamos en cuanto a toda la aplicación del proceso de Scrum en función de los eventos y todos los artefactos que implica este framework.
El primer paso es explicar cuáles son los 8 desperdicios planteados por LEAN, pero enfocándolos en el mundo del desarrollo de software. Los 8 desperdicios que identificados son:
Talento no utilizado: Desperdicio de la creatividad e inteligencia del equipo de trabajo para oportunidades de mejoras.
Defectos: Repetición o corrección de procesos o se cometen errores evitables en la entrega del producto.
Sobreproducción: Procesar más información de la que se requiere.
Movimientos: Cuando realizamos acciones o actividades en el proceso que no agregan valor al producto, constantes cambios de prioridades
Transporte: Manejo de la información, movimiento del trabajo realizado en medio del proceso, envío excesivo de emails.
Inventario: Tener un almacenamiento de funcionalidades que no serán utilizadas finalmente en el producto, funcionalidades que quedan en el backlog, funcionalidades que no son utilizadas por el cliente final, más tareas en el sprint que en el backlog.
Sobreprocesamiento: Procesar más funcionalidades o producto de las que el cliente requiere.
Espera: Tiempo de espera entre actividades que se realizan en el proceso.
Tablero para generar ideas
Una vez que explicamos al equipo en qué consisten los 8 desperdicios, mostramos en una pizarra el clásico esquema del ciclo de vida de Scrum.
Luego se le propone al equipo que piense cuáles son los desperdicios que consideran que existen en cada etapa de su implementación del proceso. Se anotan las ideas en post-its (¡una idea por post-it!). Luego de dejar en silencio un bloque de 10 minutos para que cada uno piense y anote las ideas, se les pide a los participantes que peguen los post-its en un lugar del proceso donde corresponden y que describan brevemente de qué se trata. El moderador va agrupando las ideas vinculadas.
En el equipo que estuvimos realizando la dinámica surgieron algunos de los siguientes comentarios:
- Problemas ocasionados por esperas en la especificación de los requerimientos.
- Falta de conocimiento en la estimación de historias de usuario.
- Las reuniones diarias (stand-up) llevaban mucho tiempo y no comienzan en hora.
- Esperas en el pasaje a Producción.
- Reunión de Planning y Retrospectivas muy largas.
- La regresión manual nos lleva mucho tiempo.
Selección de temas para hablar
Luego de ser planteadas las ideas por el equipo se pueden utilizar diversas técnicas para priorizar las ideas planteadas según el tiempo que se tenga disponible para el desarrollo de la dinámica. Por ejemplo, se puede hacer una votación o se les puede pedir que las ordenen según prioridad (esto se debe organizar también en base a la cantidad de participantes y a la cantidad de post-its que haya). La idea es seleccionar los desperdicios que el equipo considera más significativo y que más afectan la velocidad y calidad del proceso.
Buscar propuestas sobre desperdicios elegidos
Luego de seleccionar los desperdicios con más impacto, podemos solicitar al equipo que se reúnan en subgrupos de 2 o 3 integrantes para analizar y proponer ideas en función de encontrar variantes o soluciones a lo que hoy en día está siendo un desperdicio en el proceso.
Esta modalidad de llevar el debate a subgrupos nos resulta particularmente útil en algunos equipos, que cuando hemos abierto el debate en general se tiende más a hacer catarsis y no nos enfocamos en ver soluciones y plantear planes de acción. Al trabajarlo en pequeños grupos primero y luego compartir entre todos después, hemos visto que se filtra bastante y se aprovecha mejor el tiempo.
Una vez que los subequipos se reúnen y discuten ideas, cada uno de estos subequipos presenta sus post-its con soluciones y propuestas en la pizarra, llegando a una lista de planes de acción que serán compartidos y llevados adelante con el resto del equipo. De esta dinámica pueden surgir valiosas ideas que pueden ayudar a mejorar nuestro proceso y reducir los desperdicios que van surgiendo en el camino.
Se resumen a continuación algunas de las ideas que surgieron por parte de los subequipos:
- Reducir el tiempo de los Sprints de 4 semanas a 2 semanas.
- Revisar y mejorar el enfoque de Testing Automatizado.
- Continuar trabajando en el armado de Deploys automáticos.
- Mejoras en el análisis de estimaciones previas.
- Definir criterios de aceptación con mayor claridad para las historias.
- Formalizar las reuniones de Grooming (o pre-planning).
Cerrando
En muchas ocasiones estamos conviviendo con muchos desperdicios en nuestro proceso que nos hacen perder la madurez que hemos logrado alcanzar. Por otra parte, quizá no le estamos sacando el mayor provecho a cada uno de los eventos, artefactos o prácticas planteadas por el framework y esta es una oportunidad para revisar y ajustar las tuercas.
Te invito a que puedas realizar en tu equipo esta dinámica de los 8 desperdicios de LEAN que estuvimos presentando y ¡saques tus propias conclusiones!
Nota: Este post se encuentra originalmente publicado en el blog de Federico Toledo.